Eine umfassende IT-Dokumentation liefert Ihnen viele wichtige Informationen über Ihre IT-Landschaft – denn sie sammelt und archiviert alle Daten, die für Ihr Unternehmen und Ihre IT wichtig sind.
Jedes Unternehmen hat andere Daten zu dokumentieren. So muss ein kleines Start-up keinen aufwendigen IT-Standort-Plan erstellen. Schließlich befinden sich die IT-Geräte allesamt an einem Ort: Ihrem Büroraum. Verteilt sich Ihre Arbeitsfläche auf mehrere Stockwerke oder Gebäude, wird die Erfassung der Standorte für Ihr Unternehmen hingegen schon relevanter. Je nach Branche kann es außerdem sinnvoll sein, die Verkabelung in die IT-Dokumentation aufzunehmen.
Es lässt sich entsprechend nicht pauschal sagen, welche Daten eine IT-Dokumentation in jedem Fall enthalten sollte. Je nach Unternehmensgröße, Branche und abhängig von weiteren Faktoren müssen Sie selbst entscheiden, welche Daten für Ihr Unternehmen relevant sind und welche Sie weniger berücksichtigen möchten.
Um Ihnen einen Überblick über Bereiche und Informationen zu verschaffen, die Teil einer IT-Dokumentation sein können, stellen wir Ihnen im Folgenden wichtige Aspekte vor:
Standorte / Infrastruktur
Hier wird dokumentiert, wo sich die genutzten Geräte befinden und auf welchen Teil des Netzwerks zugegriffen wird. Diese Datenerfassung lohnt sich besonders für größere Betriebe, deren Unternehmensfläche über mehrere Räume, Stockwerke, Gebäude oder sogar Städte und Länder hinausreicht. Steht etwa eine Inventur an, können Sie diese nutzen, um im gleichen Zuge die Standorte aller Computer und Schreibtische zu dokumentieren. Diese Datenerfassung ist lediglich ein einmaliger Zeitaufwand, da sich die Infrastruktur Ihrer Bürogebäude nicht oder nur sehr wenig ändert, sollte Ihnen nicht gerade ein Umzug bevorstehen. Auch die zentralen analogen und virtuellen Server sind elementarer Bestandteil Ihrer IT, die einer Dokumentation bedürfen.
Ausstattung (Software und Hardware)
In jedem Fall sollte in Ihrer IT-Dokumentation eine Liste dazu enthalten sein, welche Softwares installiert wurden und wie diese lizenziert sind. Dazu gehört eine Dokumentation an Diensten, die die Geräte bereitstellen oder gar benötigen und auch, welche Änderungen und Wartungsverträge am jeweiligen Gerät vorgenommen wurden. Zusätzlich sollten spezifische Details von technischen Geräten erfasst werden. Das hat das Ziel, einen Überblick über Komponenten wie die externe IP-Adresse, das Betriebssystem und die Software der Geräte zu schaffen.
Verantwortliche Personen
Sie sollten erfassen, wer die Geräte nutzt, die in Ihrem Standortplan aufgelistet sind. Daneben ist es sinnvoll zu ergänzen, wer für den Betrieb der Geräte verantwortlich ist. Auch wichtige Ansprechpartner und deren Kontaktinformationen sollten Sie hinterlegen. Das können z.B. die Personen sein, die für das Erteilen von Berechtigungen im IT-Bereich zuständig sind oder solche, die über den Kauf neuer Hardware und Software für das Unternehmen entscheiden. So wissen neue Mitarbeiter auf Anhieb, an wen sie sich wenden können, um beispielsweise Freigaben für interne IT-Systeme zu erhalten.
Digitale und analoge Daten
Damit sind unter anderem Rechnungen und Verträge gemeint. Haben Sie etwa einen Wartungsvertrag mit einem externen Unternehmen geschlossen, ist es notwendig, diesen zu hinterlegen. Vor allem die Buchhaltung benötigt derartige Informationen für einen unkomplizierten Zugang. Auch Lizenzverträge, Bestellungen und Personenakten sollten Sie in diesem Zusammenhang dokumentieren.
Berechtigungsnachweise
Eine IT-Dokumentation kann auch dazu dienen, sensible Daten und Informationen sicher abzulegen. Berechtigungsnachweise wie Benutzernamen, Passwörter und Zugangsdaten zu Geräten sollten für bestimmte Personen jederzeit einsehbar sein, um den IT-Betrieb in Notfällen aufrechterhalten zu können. Derartig geheime Informationen müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden und mit entsprechender Berechtigung aufrufbar sein.
Netzwerke
Eine Umgebungsdokumentation der verschiedenen Geräte in Ihrem Unternehmen zu erstellen, ist eine der wichtigsten Aufgaben. Sollten Systeme versagen, ist es schwer, die Netzwerkstruktur nachzuverfolgen. Dokumentieren Sie daher genau, welche Geräte in einem bestimmten Netzwerk miteinander verbunden sind. Daraus entstehen Netzwerk-Pläne, die Informationen über das Zusammenspiel der Geräte im Netzwerk liefern. Hier spielen etwa IP-Adressen und Router eine Rolle.
Prozesse
Für standardisierte und wiederkehrende Prozesse lohnt es sich, eine Prozess-Dokumentation anzulegen. Diese überprüft, ob das Standardverfahren korrekt und effizient ausgeführt wird. Werden Ziele und Endergebnisse überwacht, muss i. d. R. auch nachverfolgt werden, welche Schritte dazu nötig sind und wer diese genehmigt. Dies ist gerade bei Lizenzen von Vorteil.
Cyberangriffe
Mit der Digitalisierung wächst zum Leid vieler auch die Anzahl an Cyberangriffen. Hier soll die sogenannte „Incident-Response-Dokumentation“ präventiv wirken, indem sie verfolgt, wie und warum es zu einem Cyberangriff gekommen ist. Aus dieser Dokumentation kann ein Notfallplan entwickelt werden, der wiederum weiteren Angriffen vorbeugt.
