Die Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung ist für all diejenigen Mitarbeiter notwendig, die in irgendeiner Form in Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen. Dabei können sie die Daten zum Beispiel entweder erheben, speichern oder weiterverarbeiten.
Informationen, die mithilfe einer Verschwiegenheitserklärung geschützt werden müssen, erfüllen dabei grundsätzlich die nachfolgenden Eigenschaften:
Da es zahlreiche verschiedene Informationen gibt, die im Rahmen einer Verschwiegenheitserklärung als schützenswert deklariert werden können, ist eine individuelle Anpassung unverzichtbar. Um den Schutz sensibler Daten rechtswirksam umsetzen zu können, ist es wichtig, dass eine detaillierte Festlegung der Daten erfolgt, für die die Verschwiegenheitserklärung gelten soll.
Um sicher zu gehen, welche Daten offiziell unter die Schutzwürdigkeit fallen, lohnt sich ein Blick in das Gesetz. So regelt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unter anderem den Schutz personenbezogener Daten. Das Geschäftsgeheimnis-Gesetz (GeschGehG) schützt hingegen vor widerrechtlicher Sammlung, Nutzung und Veröffentlichung von Geschäftsgeheimnissen.
Nach § 2 Abs. 1 GeschGehG gelten als Geschäftsgeheimnisse all diejenigen Informationen, die nicht öffentlich bekannt und einfach zugänglich sind. Demnach besitzen Informationen dieser Art eine hohe ökonomische Bedeutung.
Eine weitere Voraussetzung besteht darin, dass die Informationen Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch den rechtmäßigen Inhaber sind. Zuletzt sollte an den Geschäftsgeheimnissen ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung bestehen.
Grundsätzlich verpflichtet sich die Person, die die Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet, dazu, die Informationen vertraulich zu behandeln. Weiterhin sind dabei die Datenschutzregelungen einzuhalten. Darüber hinaus umfasst die Verschwiegenheitserklärungen auch die rechtlichen Konsequenzen bei Verstößen.
Um eine korrekte Verschwiegenheitserklärung zu erstellen, müssen einige wesentliche Bestandteile in dieser enthalten sein. Dazu zählen:
Neben den wesentlichen Bestandteilen ist auch der richtige Zeitpunkt zu berücksichtigen, wenn es um die Unterzeichnung der Verschwiegenheitserklärung geht. Allgemein gilt, dass die Erklärung vor der Übermittlung der vertraulichen Daten unterzeichnet werden muss. Sollte die Übermittlung sensibler Daten unbeabsichtigt erfolgen, gibt es noch eine weitere Option. Es besteht die Möglichkeit eine Verschwiegenheitserklärung mit dem Zusatz „das gilt auch für Kenntnisse, die im Vorfeld erlangt wurden“ zu versehen und dann unterschreiben zu lassen.
Sind Sie noch unsicher und benötigen Hilfe bei der Erstellung einer individuell angepassten Verschwiegenheitserklärung, so wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens oder beauftragen Sie alternativ einen externen Datenschutzbeauftragten. Gerne unterstützen und beraten wir Sie sowohl aus juristischer als auch aus technischer Sicht zu sämtlichen Themen rund um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.
Grundsätzlich sind all diejenigen Mitarbeiter dazu verpflichtet, eine Verschwiegenheitserklärung zu unterschreiben, die in Kontakt mit personenbezogenen Daten kommen. Dazu zählen gemäß Art. 4 Nr. 2 jegliches Verarbeiten, also jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
Um die Erklärung unterschreiben zu müssen, ist nicht zwangsläufig eine Festanstellung notwendig. Auch Auszubildende, Praktikanten, Freelancer und Aushilfen müssen die Erklärung unterschreiben, sobald sie mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Demnach wird ein Großteil der Belegschaft eines Unternehmens dazu verpflichtet sein, eine Verschwiegenheitserklärung nach der DSGVO zu unterzeichnen.
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Die Verschwiegenheitserklärung verpflichtet dazu, sich an Bestimmungen des Datenschutzes zu halten. Dies gilt primär dann, wenn personenbezogene Daten erhoben und / oder verarbeitet werden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen gewähren, dass vorher festgelegte, sensible Informationen geheim gehalten und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden.
Eine Verschwiegenheitserklärung besteht grundsätzlich so lange wie das Arbeitsverhältnis besteht. Vereinbarungen der Verschwiegenheitserklärung, die sich auf die DSGVO stützen und insofern personenbezogene Daten betreffen, bestehen auch darüber hinaus fort.
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